Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Inhalt: 1 Anbieter & Geltung · 2 Vertragsgegenstand · 3 Vertragsschluss · 4 KI & ärztliche Verantwortung · 5 Pflichten des Kunden · 6 Verfügbarkeit · 7 Vergütung · 8 Datenschutz & Geheimhaltung · 9 Nutzungsrechte · 10 Haftung · 11 Laufzeit & Kündigung · 12 Änderungen · 13 Schlussbestimmungen
1. Anbieter und Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software Medivian (erreichbar unter medivian.ai und app.medivian.ai) zwischen der
Ceremaris GmbH
Augsburger Str. 13, 86368 Gersthofen
Amtsgericht Augsburg, HRB 42670, Geschäftsführung: Dr. Robert Ivancic
E-Mail: kontakt@medivian.ai
(nachfolgend „Ceremaris") und ihren Kunden.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Praxen, Berufsausübungsgemeinschaften, MVZ und vergleichbare Einrichtungen des Gesundheitswesens. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Ceremaris stimmt ihnen ausdrücklich in Textform zu.
2. Vertragsgegenstand
Medivian ist eine Software zur Unterstützung der medizinischen Praxisdokumentation. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf medivian.ai und umfasst je nach gebuchten Modulen insbesondere: Patientenaufnahme, Therapiedokumentation, Arztbrief-Erstellung, Antragsdokumente sowie Tests & Scores — jeweils mit KI-gestützter Entwurfserstellung und Diktatfunktion.
Medivian kann in zwei Betriebsarten genutzt werden: als Cloud-Dienst oder im Hybrid-Betrieb, bei dem die Patientenakte auf Systemen in der Praxis verbleibt. Der Kunde kann zwischen den Betriebsarten wechseln; eine Festlegung bei Vertragsschluss erfolgt nicht.
Medivian ist eine Dokumentations- und Organisationssoftware. Sie stellt keine Diagnosen, gibt keine Therapieempfehlungen ab und ersetzt keine medizinische Beratung. Näheres regelt Ziffer 4.
Medivian befindet sich in fortlaufender Weiterentwicklung. Ceremaris darf den Funktionsumfang erweitern und weiterentwickeln, solange der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang erhalten bleibt.
3. Vertragsschluss und Testphase
Die Registrierung über die Website stellt ein Angebot des Kunden auf Abschluss eines Nutzungsvertrags dar. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn Ceremaris die Registrierung prüft und den Zugang freischaltet; über die Freischaltung wird der Kunde per E-Mail informiert.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (AVV) ist Bestandteil dieses Vertrags und Voraussetzung für die Verarbeitung von Patientendaten über Medivian. Er kommt zwischen dem Kunden und Ceremaris mit der Annahme dieser AGB bei der Registrierung zustande; wer die Registrierung für eine Praxis vornimmt, bestätigt dabei, zur Vertretung der Praxis berechtigt zu sein.
Soweit Ceremaris eine kostenlose Testphase anbietet, ist diese auf eine Testphase je Kunde beschränkt und kann von beiden Seiten jederzeit ohne Frist beendet werden. Aus der Testphase entsteht keine Zahlungspflicht.
4. KI-Unterstützung und ärztliche Verantwortung
Alle von Medivian mit KI-Unterstützung erzeugten Inhalte — Transkripte, strukturierte Werte, Dokumentenentwürfe — sind Entwürfe. Sie werden erst durch die fachliche Prüfung und Freigabe der behandelnden Person zu medizinischer Dokumentation. Die klinische Verantwortung für Diagnostik, Therapie und den Inhalt der freigegebenen Dokumentation liegt allein beim Kunden.
Vor der Übermittlung medizinischer Inhalte an KI-Systeme werden diese auf Systemen von Ceremaris automatisiert anonymisiert. Die eingesetzten KI-Anbieter sind vertraglich verpflichtet, übermittelte Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung.
5. Pflichten des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet,
- seine Patientinnen und Patienten im rechtlich erforderlichen Umfang zu informieren und erforderliche Einwilligungen einzuholen, insbesondere vor Audioaufzeichnungen von Behandlungsgesprächen;
- Zugangsdaten geheim zu halten, nur berechtigten eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugänge einzurichten und Ceremaris bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich zu informieren;
- Medivian bestimmungsgemäß zu nutzen — insbesondere keine direkt identifizierenden Patientendaten (Name, vollständiges Geburtsdatum, Adresse, Versichertennummer) in Freitextfelder der Cloud-Betriebsart einzugeben, die dafür nicht vorgesehen sind;
- die Software nicht zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), nicht an Dritte weiterzuvermieten oder weiterzuverkaufen und keine Handlungen vorzunehmen, die die Sicherheit oder Verfügbarkeit des Dienstes beeinträchtigen.
6. Verfügbarkeit und Wartung
Ceremaris erbringt den Cloud-Dienst mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters und strebt eine hohe Verfügbarkeit an. Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Praxiszeiten durchgeführt und vorab angekündigt. Im Hybrid-Betrieb bleibt die lokale Patientenakte auch bei Ausfall der Cloud-Komponenten in der Praxis verfügbar.
7. Vergütung und Zahlung
Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung ausgewiesenen Preise gemäß medivian.ai/preise.html. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, pro Monat und Behandler. Die Abrechnung erfolgt wahlweise monatlich oder jährlich im Voraus.
Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen fällig. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann Ceremaris den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform mit angemessener Frist sperren; die Zahlungspflicht bleibt davon unberührt. Preisänderungen wirken frühestens zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums und werden mindestens sechs Wochen vorher in Textform angekündigt; im Fall einer Erhöhung kann der Kunde zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
8. Datenschutz und Geheimhaltung
Ceremaris verarbeitet Patientendaten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland. Audioaufnahmen werden unmittelbar nach der Transkription gelöscht; Transkripte werden spätestens zwölf Stunden nach Erstellung automatisch von den Servern entfernt. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung.
Ceremaris ist als mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 und 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet und verpflichtet alle eingesetzten Personen und Unterauftragsverarbeiter entsprechend.
Nach Vertragsende stellt Ceremaris dem Kunden seine in der Cloud gespeicherten Daten für 30 Tage zum Export bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die ärztliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht gegenüber den eigenen Patientinnen und Patienten verbleibt beim Kunden.
9. Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
Alle Rechte an Medivian stehen Ceremaris zu. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, Medivian im vereinbarten Umfang für die eigene Praxistätigkeit zu nutzen. Die vom Kunden eingegebenen Daten und die von ihm freigegebene Dokumentation bleiben sein Eigentum; Ceremaris nutzt sie ausschließlich zur Vertragserfüllung. Anregungen und Feedback des Kunden darf Ceremaris zur Verbesserung des Produkts verwenden.
10. Haftung
Ceremaris haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Ceremaris nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf), begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden, insgesamt begrenzt auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Entgelte, in jedem Fall aber auf maximal 100.000 Euro je Schadensereignis.
Für den Verlust von Daten haftet Ceremaris bei einfacher Fahrlässigkeit nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung durch den Kunden bzw. durch Ceremaris in der Cloud-Betriebsart eingetreten wäre. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der freigegebenen medizinischen Dokumentation liegt nach Ziffer 4 beim Kunden.
11. Laufzeit und Kündigung
Verträge mit monatlicher Abrechnung sind von beiden Seiten jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Monats kündbar. Verträge mit jährlicher Abrechnung verlängern sich um jeweils ein weiteres Jahr, wenn sie nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Bezugsjahres gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Textform; eine E-Mail an kontakt@medivian.ai genügt.
Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Ceremaris insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mehr als 30 Tage mit der Zahlung in Verzug ist oder schwerwiegend gegen Ziffer 5 verstößt.
12. Änderungen dieser AGB
Ceremaris kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Kunden zumutbar ist. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der Ankündigungsfrist, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf diese Folge wird in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann jede Seite den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
13. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist — soweit gesetzlich zulässig — Augsburg. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Stand: 3. Oktober 2026 · Ceremaris GmbH, Augsburger Str. 13, 86368 Gersthofen — Impressum · Datenschutz